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Verschlüsselung von E-Mails – Notwendiges Übel oder Safty First?

Stand:
Thematik: Betriebswirtschaft

Um Kundendaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, versenden die Kanzleien des LBV Unternehmensverbundes E-Mails grundsätzlich verschlüsselt.

Zugegeben, die Sache kann lästig sein. Man sitzt am PC, bekommt eine neue E-Mail, öffnet diese und stellt dann verärgert fest, dass man den eigentlichen Inhalt gar nicht zu sehen bekommt. Die E-Mail informiert nur darüber, dass der Absender eine verschlüsselte Nachricht geschickt hat. Diese Nachricht kann der Empfänger aber erst dann lesen, wenn er sich auf der Internetseite anmeldet, auf der sie hinterlegt ist. Ganz schön umständlich, oder?

Was umständlich ist, bezweckt vor allem eins: Sicherheit! E-Mails sind, wenn sie unverschlüsselt versendet werden, kein geschützter Datenübertragungsweg. Sie können auf jedem Server, den sie durchlaufen, samt ihrer Anhänge ausgelesen werden. Unverschlüsselte E-Mails sind ähnlich wie Postkarten: nett – aber alles andere als vertraulich. Und wer möchte schon, dass Fremde die eigene Betriebsauswertung, den eigenen Steuerbescheid oder die Lohnabrechnungen lesen können?

Aus diesem Grund versenden die Kanzleien des LBV Unternehmensverbundes E-Mails grundsätzlich verschlüsselt. Dazu sind sie berufsrechtlich und durch die Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet. Die eingesetzte E-Mail-Verschlüsselung der DATEV ist eine gesetzeskonforme Lösung. Sie erfordert beim Empfänger keine weiteren Installationen, der Empfänger muss sich nur anfangs kostenfrei beim DATEV-Portal registrieren. Sein Passwort vergibt der Nutzer selbst. Über das Portal kann er danach auf die sicheren E-Mails zugreifen.

Jedes Mitglied und jeder Mandant einer Tochtergesellschaft kann seine Kanzlei von der Verpflichtung zur E-Mail-Verschlüsselung befreien. Einen entsprechenden Erklärungsvordruck hat der LBV Unternehmensverbund vorbereitet. Sprechen Sie hierzu bitte Ihre Kanzlei an. Datenschützer raten allerdings angesichts der Cyber-Risiken davon ab, auf die Verschlüsselung zu verzichten. Immer, wenn weitere Personen betroffen sind wie bei Lohndaten, müssen zudem auch diese dem unverschlüsselten Versand schriftlich zustimmen, was kaum praktikabel ist.

Wem der Umweg über das DATEV-Portal zu kompliziert ist, kann einmalig gegen Gebühr ein Sicherheitsmodul implementieren, um die verschlüsselten E-Mails direkt im eigenen Mail-Account lesen zu können. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie ebenfalls in Ihrer Kanzlei. Umweg über das DATEV-Portal oder Modul – Sicherheit hat leider ihren Preis.

 

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